Software-Implementierung / Tool-Einf√ľhrung

< Zur√ľck zur √úbersicht

Es gibt viele verschiedene Software-Implementierungen – seien es CRM- und BI-Systeme oder das Einf√ľhren von einer neuen Lohnbuchhaltungs-Software. Wir erkl√§ren Ihnen in diesem Beitrag, was man unter einer Software-Implementierung versteht und wieso diese oftmals sehr wichtig ist.

Lesen Sie hier, welche Ziele hinter einer Software-Implementierung bzw. einer Tool-Einf√ľhrung stehen und was Sie bei der Umsetzung beachten sollten. Folgende Inhalte k√∂nnen Sie in diesem Beitrag nachlesen:

Inhaltsverzeichnis:

  1. Definition: Was ist eine Software-Implementierung?
  2. Was sind typische Bestandteile einer Tool-Einf√ľhrung?
  3. Was folgt nach der Tool-Einf√ľhrung?
  4. Was ist das Ziel einer Software-Implementierung?
  5. Warum ist eine ganzheitliche Tool-Einf√ľhrung wichtig?
  6. Das sollten Sie bei einer Software-Implementierung beachten!
  7. Agil vs. wasserfall: Welche Projektf√ľhrung ist wann hilfreich?
  8. Was macht ein Berater bei der Software-Implementierung?
SoftwareImplementierung(christina-wocintechchat_unsplash)

Definition: Was ist eine Software-Implementierung?

Software-Implementierungen oder auch Tool-Einf√ľhrungen bezeichnen Projekte, w√§hrend derer Laufzeit eine Software-L√∂sung f√ľr ein Unternehmen technisch implementiert, konfiguriert, getestet und vor dem Go-Live-Gang operationalisiert wird. Sprich in bestehende Businessprozesse eingebunden wird. Ebenso wie schlussendlich auch die reale Inbetriebnahme der Software. ¬†

Dabei kann entweder (eine) bestehende Software-L√∂sung durch (eine) andere Software ersetzt werden, oder es kann eine v√∂llig neuartige Technologie mit einem neuen Anwendungsfall eingef√ľhrt werden, deren Funktionen es bis dato noch nicht im Unternehmen gab. Beim sogenannten ‚ÄěGreenfield Ansatz‚Äú ist streng genommen keine Infrastruktur vorhanden, in die sie sich die neue Software eingliedern muss.¬†¬†

Die andere Art der Software-Implementierung ist die Abl√∂sung. Dabei wird eine bestehende Software mit einer neuen L√∂sung z.B. von einem anderen Anbieter ersetzt. Hier kann sich der Funktionsumfang ver√§ndern und m√∂glicherweise k√∂nnen L√∂sungen, die fr√ľher in verschiedenen Tools verortet waren, nun in einer einzigen Software-Komponente liegen ‚Äď oder umgekehrt.¬†¬†

Digitalisierung sowie der richtige nachhaltige technologische Ansatz sind nicht nur bei Unternehmen in aller Munde ‚Äď und zweifelsfrei erfolgskritisch, um zukunftsf√§hig zu bleiben bzw. zu werden. Doch angenommen ein Unternehmen hat f√ľr sich definiert welche Technologie dabei helfen soll, zukunftsf√§hig zu sein und das Budget daf√ľr bereitgestellt. Bleibt die Frage: Wie kommt die Software in das Unternehmen? Was ist konkret zu tun und wie? Wer √ľbernimmt am besten welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Was gilt es bei dem Implementierungs-Projekt zu beachten? Welche m√∂glichen Stolpersteine gibt es? Um diese Fragen zu beantworten, definiert bzw. skizzieren wir im Folgenden die Eckpunkte einer Software-Implementierung.¬†¬†

Was sind typische Bestandteile einer Tool-Einf√ľhrung?

Der Tool-Einf√ľhrung geht meist eine grobe Anforderungserhebung sowie eine anschlie√üende Toolauswahl voraus, worin basierend auf den individuellen Unternehmensanforderungen die passendste Software ausgesucht wird und Kostenkalkulationen f√ľr Lizenzen, Implementierungsaufw√§nde sowie Betriebskosten gesch√§tzt werden. Im Anschluss daran folgen Vertragsverhandlungen mit dem Software-Anbieter der Wahl sowie ggf. mit einem Implementierungspartner, der die Software ins Unternehmen bringt. Sind alle Parteien sich √ľber den Umfang, Kosten und zeitlichen Verlauf der Implementierung einig, kann die Tool-Einf√ľhrung beginnen.¬†¬†

Das eigentliche Implementierungs-Projekt startet zun√§chst mit der Projektorganisation, bei der Stakeholder, Timeline und grobe Arbeitspakete definiert werden. Sozusagen Schritt null. Technisch gesehen wird im ersten Schritt die Software installiert, die Anforderungen im Idealfall unternehmensweit detailliert, um die Software entsprechend zu konfigurieren. Au√üerdem m√ľssen Schnittstellen zu Umsystemen technisch konzipiert und realisiert werden. Nat√ľrlich m√ľssen die einzelnen Inkremente vor den Produktiv-Deployments ausreichend getestet und von den anfordernden Stakeholdern abgenommen werden. Nicht zu vernachl√§ssigen ist das Abstimmen von Prozessen im Umgang mit dem Tool f√ľr die Anwender sowie der Wissens-Aufbau bzw. Wissens-Transfer.¬†

softwareauswahl

Was folgt nach der Tool-Einf√ľhrung?

Klassischerweise endet die Tool-Einf√ľhrung mit dem Go Live der neu implementierten Software. Je nach Projekt-Set-up m√ľssen dann noch bestehende Inhalte wie beispielsweise Kampagnen in der neuen L√∂sung angelegt bzw. dort hinein migriert werden. Wenn diese Prozesse und Logiken dann auf der Produktivumgebung in den Gesch√§ftsprozessen ihre Wirkung zeigen, erst dann ist von einem produktiven Go Live die Rede. Wenn wir das Beispiel der Tooleinf√ľhrung eines Kampagnenmanagement-Systems w√§hlen, w√§re es denkbar, dass die Software installiert, konfiguriert und getestet wurde und auch in die bestehende Systemlandschaft integriert wurde. Aber erst wenn die erste Kampagne √ľber das System ausgesteuert wird, und die Endkunden erreicht, sprechen wir von einem produktiven Go-Live. Nach diesem sollten dann Verantwortlichkeiten und Prozesse, die im Rahmen des Projektes definiert wurden, weiter verprobt und eventuell optimiert werden.¬†

H√§ufig folgt dem initialen Go Live eine weitere Ausbaustufe, die zus√§tzliche Funktionalit√§ten der Software verf√ľgbar macht oder weitere (Gesch√§fts-)Bereiche anschlie√üt. M√∂glich ist auch, dass die L√∂sung dann auf weitere L√§nder ausgerollt wird. Zu guter Letzt sollte √ľberpr√ľft werden ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Oftmals sind solche Ziele in KPIs definiert, wie z.B. einen Uplift des Umsatzes um einen vorher berechneten Prozentsatz oder die Steigerung des Deckungsbetrages zwei.

Was ist das Ziel einer Software-Implementierung?

Die Frage sollte besser anders lauten, denn das Ziel ist es nicht ein Tool zu implementieren. Die implementierte Software soll dabei helfen das eigentliches Ziel zu erreichen. Das Ziel kann es z.B. sein, Kunden kanal√ľbergreifend und personalisiert anzusprechen, oder die Zeit von Mitarbeitern effizienter zu nutzen, oder Fehler durch manuelle Prozesse zu vermeiden oder Werbebudget effizienter einzusetzen oder potenzielle K√ľndigungen fr√ľhzeitig zu erkennen. Je nach Anwendungsfall der Software, ist das Projekt ein anderes und somit auch das Ziel, das mit der Implementierung erreicht werden soll.¬†¬†

Was jedoch immer gegeben sein sollte, ist eine einheitliche, abgestimmte und gemeinsame Zielsetzung, die mit der Tool-Einf√ľhrung erreicht werden soll. Denn daraus ergibt sich der Scope des Projektes, Mitwirkungspflichten und die ersten High-Level-Anforderungen. Die gemeinschaftliche und abgestimmte Zielsetzung ist wichtig, damit Ressourcen entsprechend geplant werden k√∂nnen, die Motivation gegeben ist und die Arbeit effizient gestaltet werden kann. Denn unwirtschaftlich und demotivierend ist ein Weg ohne Ziel ‚Äď zumindest im Gesch√§ftsalltag.¬†¬†

Warum ist eine ganzheitliche Tool-Einf√ľhrung wichtig?

W√ľrde man eine Tool-Einf√ľhrung lediglich im technischen Sinne fassen, sprich ‚Äď falls erforderlich ‚Äď wird die Hardware bereitgestellt und Software installiert, w√§re das zu kurz gegriffen. Denn, damit der wirkliche Mehrwert der Technologie f√ľr das Unternehmen entfaltet werden kann, muss das Know-How im Unternehmen aufgebaut werden, Verantwortlichkeiten sollten gekl√§rt werden und Prozesse m√ľssen entsprechend etabliert werden. Erfahrungsgem√§√ü sind von diesen Prozessen nicht nur eine Abteilung oder ein Team betroffen. Darum ist ein Implementierungs-Projekt auch immer ein Change Projekt.

Wenn wir an das Beispiel der Marketing Automation Tooleinf√ľhrung denken: Wenn hier beispielsweise nicht klar ist, wer daf√ľr verantwortlich ist, zus√§tzliche ben√∂tigte Selektionselemente (ausw√§hlbare Datenelemente) in einem neu implementierten Kampagnenmanagement-Tool und eventuell im darunter liegenden Data Mart verf√ľgbar zu machen, dann wird das Tool leider in seinem initialen Stand verharren und nicht seinen ganzen Mehrwert entfalten. Erfahrungsgem√§√ü limitiert sich dann die Anwendung des Tools auf ein paar wenige Kampagnen, wodurch sich die Investition nicht rechnet.¬†¬†

Außerdem muss die neue Lösung meist in die bestehende technische Infrastruktur integriert werden, was zunächst konzeptionelle Aufwände bedeutet, dann aber auch die technische Entwicklung erfordert und das anschließende Testing sowie eine kontinuierliche Wartung.   

Das sollten Sie bei einer Software-Implementierung beachten!

Wichtig ist es nicht nur die technologische Seite einer Implementierung zu beachten, sondern daf√ľr Sorge zu tragen, dass die Software-L√∂sung in die Unternehmensprozesse integriert wird, es abgestimmte Verantwortlichkeiten und dezidierte Ressourcen f√ľr den Betrieb gibt. Mehr dazu k√∂nnen Sie hier nachlesen.¬†

Wenn das Implementierungsprojekt aufgrund von Verf√ľgbarkeiten oder √Ąhnlichem zun√§chst in einer √ľberschaubaren Gr√∂√üe gehalten werden soll, kann es auch mit dem Minimal viable Product-Ansatz (MVP) implementiert werden und nach und nach weiter entwickelt werden. Mehr Tipps f√ľr einen MVP-Projektansatz bei Implementierungs-Projekten sind hier zu finde.

Welche Fehler Sie am besten vermeiden sollten, haben wir hier festgehalten. und falls Sie beabsichtigen eine CRM-L√∂sung bzw. Marketing Automation f√ľr Ihr Kampagnenmanagement einzuf√ľhren, finden Sie hier einen Artikel, der neun m√∂gliche Stolpersteine und wie sie sich umgehen lassen aufgelistet.

Um auch in Ihrer Organisation erfolgreich voranzukommen, haben wir au√üerdem 10 Tipps f√ľr Softwareprojekte f√ľr Sie zusammengestellt.

Agil vs. wasserfall: Welche Projektf√ľhrung ist wann hilfreich?

Entsprechend der Gr√∂√üe braucht ein Projekt auch ein Projektmanagement. Seit etlichen Jahren ist dabei die Frage f√ľr welchen Ansatz man sich entscheidet. Traditionell oder agil? Generell sollten, falls ein traditioneller Projektansatz gew√§hlt wird, die Anforderungen und die Gegebenheiten der Software-Einf√ľhrung weitestgehend bekannt sein. Denkt man an eine Tool Implementierung z.B. einer Marketing Automation L√∂sung, bei der eine bestehende Technologie durch eine neue ersetzt werden soll, kann oftmals zu Projektbeginn noch nicht detailliert genug gesagt werden, welche Entwicklungen tats√§chlich notwendig sind ‚Äď wenn man beispielsweise an Schnittstellen-Konfigurationen oder die Entit√§ten im Datenmodell denkt und den m√∂glichen Implikationen in Folgeprozessen und -systemen. In solchen F√§llen bietet dort ein agiler Projektansatz die notwendige Flexibilit√§t.

Au√üerdem sind die Kosten, die durch √Ąnderungen der Anforderungen verursacht werden, ma√ügeblich f√ľr die Entscheidung des Projekt-Ansatzes. Je teurer die Kosten von √Ąnderungen, desto besser eignet sich das traditionelle Projektmanagement. Vergleicht man die Kosten verursacht durch √Ąnderungen in der Entwicklung von Software-Projekten, mit Kosten bei in der Automobil-Industrie sind erstere vergleichsweise g√ľnstiger. Weshalb speziell bei Software-Implementierungen gerne ein agiles Vorgehen gew√§hlt wird. Ein Vorteil der agilen Methode ist auch, dass so Feedback von Anwendern im Lauf des Projektes mit in die Entwicklung mit einflie√üen kann.¬†¬†

Bei der Wahl der Methode ist die Akzeptanz und Vertrautheit im jeweiligen Unternehmen mit den entsprechenden Methoden nicht zu unterschätzen, weshalb in der Praxis häufig ein hybrides Vorgehen gewählt wird.  

Was macht ein Berater bei einer Tool-Implementierung?

Berater k√∂nnen bei einer Tool-Einf√ľhrung je nach Bedarf unterschiedliche Rollen einnehmen. Wichtig ist jedoch, dass externen Ressourcen ausreichend interne Ansprechpartner zur Verf√ľgung stehen, um Informationen zu gewinnen und ggf. auch Entscheidungen herbeizuf√ľhren. Bei Implementierungs-Projekten stellt CINTELLIC klassischerweise Berater als Business Analysten oder Projektmanager. Auch einzelne Entwicklungs-Aufgaben k√∂nnen √ľbernommen werden. Einen Auszug √ľber relevante Projekt-Referenzen finden Sie hier.

 

CINTELLIC Consulting - Social Media