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Agiles Projektmanagement

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Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen erh√§lt einen Kundenauftrag und nimmt diesen an. Folglich werden Aufgaben geplant und delegiert. Im Laufe der Kundenberatung bittet der/die Kund:in dann aber um √Ąnderungen oder w√ľnscht an unterschiedlichen Stellen eine andere Vorgehensweise.

Dadurch wird die Projekt- sowie die Budgetplanung Ihrerseits beeinflusst. Dies erfordert eine umfangreiche √úberarbeitung, was wiederum zu einer Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden f√ľhren kann, welche pl√∂tzlich neue Anweisungen erhalten. Auch auf der Kundenseite k√∂nnte es aufgrund von Kostenanpassungen und einer verz√∂gerten Projektumsetzung zur Frustration kommen. Ein solches Szenario ist im traditionellen Management nicht un√ľblich. Um den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden, sollte das Projektmanagement daher agiler werden.

Aber was bedeutet ‚agil‘ √ľberhaupt und welche Methoden f√ľr ein agiles Projektmanagement gibt es? In diesem Artikel kl√§ren wir diese Fragen und stellen Ihnen zwei agile Projektmanagement-Methoden vor.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Definition: Was ist agiles Projektmanagement?
  2. Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?
  3. Agiles Projektmanagement: Was ist Scrum?
  4. Agiles Projektmanagement: Was bedeutet OKR?
  5. Scrum vs. OKR: Welche Unterschiede gibt es?
  6. Scrum & OKR: Können sich beide Projektmanagement-Methoden ergänzen?
  7. Beispiele f√ľr Branchen, in denen agiles Projektmanagement sinnvoll ist
Symbolbild f√ľr den CINTELLIC-Wiki-Artikel zum Thema 'Agiles Projektmanagement'

Definition: Was ist agiles Projektmanagement?

Im Unternehmenskontext wird agiles Projektmanagement oft als vielversprechender Begriff verwendet, der effiziente und engagierte Teamarbeit sowie zufriedene Kunden verspricht. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Ausdruck?

In seiner urspr√ľnglichen Bedeutung steht ‚agil‘ f√ľr Beweglichkeit, Wendigkeit und Energie ‚Äď Eigenschaften die agile Methoden auch im Unternehmen entfalten sollen. Durch eine schnellere Reaktions- und Wandlungsf√§higkeit von Arbeitsorganisation und Strukturen soll die Effektivit√§t gesteigert werden. Prozesse sollen vereinfacht sowie optimiert werden, um unvorhergesehene Ereignisse besser ausgleichen zu k√∂nnen. Motivation steigt durch ein h√∂heres Engagement am Arbeitsplatz an. Dies f√ľhrt wiederum zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Wie genau funktioniert agiles Projektmanagement?

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement wird hier in ergebnisoffenen in Phasen (iterativ-inkrementell) statt mit einem monolithischen Ansatz gearbeitet: W√§hrend beim traditionellen Projektmanagement sowohl Endprodukt als auch relevanter Prozess bereits festgelegt sind, gibt es bei agilem Projektmanagement Raum f√ľr Abweichungen und Kreativit√§t w√§hrend des Projekts.

Fehler lassen sich schneller erkennen & Anpassungen leichter vornehmen ‚Äď dabei ist eine Selbststeuerung sowie eine Selbstorganisation essenziell! Eigenverantwortliches Arbeiten inklusive Reflexion und Verbesserungsprozessen geh√∂ren ebenfalls ins agile Projektmanagement.

Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Es gibt zahlreiche verschiedene Ans√§tze f√ľr agiles Projekmanagement, welche unterschiedlich eingesetzt werden. Hier ein Auszug:

  • Scrum
  • OKR (Objectives and Key Results)
  • Kanban
  • Lean
  • und viele mehr…

Nachfolgend fokussieren wir Ihnen einen Einblick in die zwei wichtigen agilen Projektmanagement-Methoden Scrum und OKR.

Agiles Projektmanagement: Was ist Scrum?

Scrum ist ein agiles Projektmanagement-Framework, das darauf abzielt, komplexe Projekte in kleine, √ľberschaubare Arbeitseinheiten aufzuteilen. Es ist besonders gut geeignet f√ľr Teams, die kontinuierlich an der Entwicklung von Software oder anderen Produkten arbeiten. Es handelt sich dabei um ein iteratives und inkrementelles Vorgehen. Mit dieser agilen Projektmanagement-Methode wird die Arbeit in kurze Entwicklungszyklen, sogenannte Sprints, aufgeteilt. Am Ende jedes Sprints sollte ein potenziell auslieferbares Produktinkrement entstehen. Hierbei werden drei Hauptrollen definiert:

3 Hauptrollen der Scrum-Methode

  1. Der Product Owner, entscheidet in welcher Reihenfolge die Merkmale und Funktionen kreiert werden und hat die Aufgabe, allen Beteiligten eine klare Vision zu vermitteln, was erreicht werden soll. Er/sie ist f√ľr die erfolgreiche Entwicklung aber auch Umsetzung der zu erreichenden L√∂sung verantwortlich.
  2. Der Scrum Master hilft allen Beteiligten, die Werte, Methoden und Prinzipien von Scrum zu verstehen und zu verinnerlichen. Er/sie fungiert ebenfalls als Vermittler:in und kann daher Probleme innerhalb des Teams lösen sowie die Umsetzung von Scrum verbessern.
  3. Das Entwicklungsteam organisiert sich selbst, um so optimal auf das Ziel hinzuarbeiten. Das Team muss alle notwendigen Kenntnisse und F√§higkeiten besitzen, welche f√ľr eine Umsetzung der jeweiligen Themen ben√∂tigt werden.

Jede Rolle hat spezifische Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos vorankommt. Der Projektfortschritt wird durch das Verwenden verschiedener Artefakte verfolgt. Dazu gehören:

  • der Product Backlog: Eine Liste aller gew√ľnschten Funktionen und Anforderungen
  • der Sprint Backlog: Die Aufgaben, die w√§hrend eines Sprints erledigt werden sollen
  • das Burndown-Chart: Es zeigt den Fortschritt des Projekts √ľber die Zeit

Zudem umfasst die Scrum-Methodik verschiedene Meetings oder Termine, um daf√ľr zu sorgen, dass das Team auf Kurs bleibt.

Meeting-Formate der Scrum-Methode

Sprint Planning

  • Die Planung des Sprints
  • Dauer: i.d.R. 4 Stunden f√ľr einen monatlichen Sprint

Ziel dieses Termins, welcher einmal zu Beginn jeden Sprints durchgef√ľhrt wird, ist, dass alle Teammitglieder die Arbeit f√ľr den bevorstehenden Sprint planen. Das Team bespricht die Backlog-Elemente (Arbeitsaufgaben) und w√§hlt aus, welche in den Sprint aufgenommen werden sollen. Es werden Aufgaben gesch√§tzt und Priorit√§ten festgelegt.

Daily Scrum

  • T√§gliches Scrum
  • Dauer: maximal 15 Minuten

Ziel des täglichen Termins ist es, sich im Team zu synchronisieren und den Fortschritt sowie die Herausforderungen zu besprechen. Jedes Teammitglied teilt kurz mit, was seit dem letzten Daily Scrum erreicht wurde, was als nächstes getan wird und welche Hindernisse es gibt. Es ist eine Stehbesprechung, um sie kurz und effizient zu halten.

Sprint Review

  • Der Sprint-R√ľckblick
  • Dauer: i.d.R. je nach Umfang des Sprints 2-4 Stunden

Ziel des Termins, welcher am Ende jedes Sprints durchgef√ľhrt wird, ist, dass das Team die im Sprint abgeschlossenen Aufgaben zeigt. Es erh√§lt Feedback von den Stakeholdern und diskutiert m√∂gliche √Ąnderungen oder Verbesserungen.

Sprint Retrospective

  • Sprint-Retrospektive
  • Dauer: i.d.R. 1-2 Stunden

Ziel des Termins, welcher am Ende jedes Sprints durchgef√ľhrt wird, ist, dass das Team analysiert, was im Sprint gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Es werden konkrete Ma√ünahmen vereinbart, um die Arbeitsweise im n√§chsten Sprint zu optimieren.

Symbolbild f√ľr ein Scrum-Team zum Wiki-Artikel: Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement: Was bedeutet OKR?

OKR steht f√ľr Objectives and Key Results und ist ein Rahmenwerk zur Zielsetzung und Messung von Ergebnissen. Im Gegensatz zu Scrum, welches sich eher auf die Organisation der Arbeitsprozesse konzentriert, liegt der Schwerpunkt von OKR auf der strategischen Ausrichtung und dem Quantifizieren von Ergebnissen zur Zielerreichung.

Diese Projektmanagementmethode konzentriert sich auf das Festlegen klarer Ziele. Objectives sind nicht direkt messbar, messbar sind Key Results. Objectives werden √ľber Key Results operationalisiert. Diese Ziele sollten ambitioniert, aber erreichbar sein. Sie geben eine klare Richtung vor. Jedes Ziel wird mit Key Results (Schl√ľsselergebnissen) versehen, welche spezifische, messbare Kennzahlen enthalten. Key Results dienen zur Bewertung des Fortschritts und des Erfolgs bei der Zielerreichung. Verantwortlich f√ľr das OKR-Set ist der OKR-Set-Owner.

 

Agile OKR-Methodik: Beispiel zur Zielsetzung & Key Results

Objective (Ziel): Verbesserung der Kundenbindung
Key Results:

  1. Erhöhung des Net Promoter Score (NPS) von 30 auf 40 innerhalb des Quartals. Hier liegt der Fokus auf der Kundenzufriedenheit. Ein NPS von 30 bedeutet, dass Kunden eher nicht bereit sind, das Produkt oder die Dienstleistung weiterzuempfehlen, während ein NPS von 40 eine höhere Bereitschaft zur Weiterempfehlung anzeigt.
  2.  Reduzierung der Kundenbeschwerden um 20% im Vergleich zum Vorquartal. Auch hier steht die Kundenzufriedenheit im Fokus, Ziel ist die Anzahl der Beschwerden zu reduzieren. Weniger Beschwerden deuten darauf hin, dass Kunden mit dem Produkt oder der Dienstleistung zufriedener sind.
  3. Erhöhung der monatlichen aktiven Benutzer (MAU) um 15%: Dieses Key Result konzentriert sich auf die Steigerung der Nutzung des Produkts oder der Plattform. Ein Anstieg der MAU zeigt, dass mehr Kunden das Produkt regelmäßig nutzen.
  4. Ver√∂ffentlichung von zwei neuen Funktionen, die auf Kundenfeedback basieren: Hier liegt der Schwerpunkt auf die Anpassung des Produkts, welches sich an die Bed√ľrfnisse der Kunden orientiert. Die Ver√∂ffentlichung von zwei neuen Funktionen zeigt, dass das Team auf das Feedback h√∂rt und das Produkt kontinuierlich verbessert.

OKR f√∂rdert die Transparenz von Zielen und Fortschrittsmessungen. Jeder im Unternehmen sollte in der Lage sein, die Ziele anderer Teams zu sehen und zu verstehen, wie sie zu den √ľbergeordneten Unternehmenszielen beitragen. Der Fortschritt wird mit Hilfe der Key Results und der daraus abgeleiteten Tasks nachgehalten. Die Methodik ermutigt zu regelm√§√üigen Check-Ins und √úberpr√ľfungen der Zielumsetzung. Aufgrund der agilen Natur von OKR k√∂nnen Ziele aktualisiert werden, um sich an sich √§ndernde Umst√§nde anzupassen.

Beispiel f√ľr eine Meetingstruktur der OKR-Methode

  1. Begr√ľ√üung und Kontext (5 Minuten): Nach einer Begr√ľ√üung wird der Zweck des Meetings erl√§utert. Es muss sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer verstehen, warum sie hier sind und was erwartet wird.
  2. √úberpr√ľfung der vorherigen OKRs (10 Minuten): Falls das Team bereits OKRs definiert hat und dieses Meeting dazu dient, den Fortschritt zu √ľberpr√ľfen, wird damit begonnen, die Ergebnisse der vorherigen OKRs zu √ľberpr√ľfen. Die Key Results werden durchgegangen und bewertet ob die Ziele erreicht wurden.
  3. Pr√§sentation der neuen OKRs (15-20 Minuten): Hier werden die neuen OKRs vorgestellt, die f√ľr den kommenden Zeitraum festgelegt wurden. Eingeleitet wird mit der Vorstellung der Objectives und anschlie√üend werden dazugeh√∂rigen Key Results aufgezeigt. Jedes Objective sollte klar und verst√§ndlich formuliert sein.
  4. Diskussion und Kl√§rung (15-30 Minuten): Es muss die M√∂glichkeit geben, Unklarheiten bez√ľglich der neuen OKRs zu kl√§ren. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Feedback und Vorschl√§ge f√ľr Verbesserungen zu sammeln.
  5. Zuweisung von Verantwortlichkeiten (10 Minuten): Hier wird festgelegt, wer f√ľr die Umsetzung der einzelnen Key Results verantwortlich ist. Auch wird gekl√§rt, welches Team oder welche Person f√ľr die √úberwachung des Fortschritts zust√§ndig ist.
  6. Festlegung von Meilensteinen und Zeitrahmen (10 Minuten): Es m√ľssen klare Meilensteine und Fristen f√ľr die Key Results festgelegt werden. Dies stellt sicher, dass der Fortschritt regelm√§√üig √ľberwacht wird und dass das Team auf Kurs bleibt.
  7. Festlegung von Maßnahmen (10 Minuten): Dieser Punkt dient dazu, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn die Key Results nicht wie geplant erreicht werden. Dies kann die Anpassung von Strategien oder die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen umfassen.
  8. Zusammenfassung und Abschluss (5 Minuten): Am Ende m√ľssen die wichtigsten Punkte des Meetings zusammengefasst werden. Alle Teilnehmer m√ľssen wissen, wer f√ľr welche n√§chsten Schritte verantwortlich ist.
  9. Fortlaufende Kommunikation (zwischen den Meetings): Die Teammitglieder m√ľssen ermutigt werden, regelm√§√üig √ľber den Fortschritt ihrer Key Results zu kommunizieren. Bei Bedarf kann es sinnvoll sein Ad-hoc-Meetings einzuberufen, um auf Herausforderungen oder Ver√§nderungen zu reagieren.

Hinweis: Die genaue Dauer und Struktur eines OKR-Meetings kann je nach Team und Organisation variieren. Das Wichtigste ist, dass die Meetings dazu dienen, die Ausrichtung auf Ziele zu gew√§hrleisten, den Fortschritt zu √ľberwachen und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

ymbolbild f√ľr ein OKR-Team zum Wiki-Artikel: Agiles Projektmanagement

Scrum vs. OKR: Welche Unterschiede gibt es?

Worin liegen die Unterschiede zwischen Scrum und OKR? Diese Tabelle zeigt Ihnen den √úberblick. Angefangen bei der Projektgruppengr√∂√üe, √ľber die Skalierung bis hin zur Kommunikation und Zusammenarbeit bzw. Unterst√ľtzung der Unternehmenskultur:

Thema Scrum OKR
Projektgruppengr√∂√üe Scrum-Teams sind in der Regel klein und selbstorganisiert. Ein Scrum-Team besteht in der Regel aus etwa 5-9 Personen, wobei 7 als eine h√§ufig empfohlene Zahl gilt. Dies erm√∂glicht eine effektive Kommunikation, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung innerhalb des Teams. Das kleine Team unterst√ľtzt auch den agilen Ansatz von Scrum, bei dem die Teammitglieder vielf√§ltige F√§higkeiten besitzen und eng zusammenarbeiten, um die Ziele zu erreichen. Bei OKR gibt es keine feste Regel f√ľr die Gruppengr√∂√üe. Die Gr√∂√üe der Teams kann je nach Organisation und Projekt variieren. OKR wird oft auf der Ebene von Abteilungen, Teams oder sogar individuellen Mitarbeitern angewendet. Es kann auch in gr√∂√üeren Gruppen oder √ľber verschiedene Teams hinweg eingesetzt werden, um die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele sicherzustellen. Die Gruppengr√∂√üe h√§ngt von der Organisation, der Komplexit√§t des Projekts und anderen Faktoren ab.
Skalierung Bei einer gro√üen Organisation ist es wichtig, Scrum entsprechend zu skalieren, um sicherzustellen, dass es auf alle Teams und Projekte angewendet werden kann. Es k√∂nnen verschiedene Ma√ünahmen ergriffen werden, wie z.B. die Aufteilung der Organisation in kleinere, selbstorganisierte Teams, die jeweils ihre eigenen Scrum-Teams haben. Es k√∂nnen auch Skalierungsframeworks wie Scrum at Scale oder Large-Scale Scrum (LeSS) verwendet werden, um die Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Teams zu unterst√ľtzen. Bei einer gro√üen Organisation ist es wichtig, die OKR-Methode entsprechend zu skalieren, um sicherzustellen, dass sie auf alle Ebenen und Teams angewendet werden kann. Dies erfordert eine klare Strukturierung, eine effektive Kommunikation und eine angemessene Unterst√ľtzung von F√ľhrungskr√§ften und Managern. Die Organisation kann in kleinere Einheiten, Abteilungen oder Teams unterteilt werden, die jeweils ihre eigenen OKRs haben und gleichzeitig mit √ľbergeordneten Zielen verbunden sind. Ebenfalls findet auf Quartalsebene eine Retrospektive statt, welche genutzt wird, um zu beurteilen, wie erfolgreich waren die OKRs aus dem letzten Quartal und welche f√ľr das n√§chste festgelegt.
Kommunikation und Zusammenarbeit/Unterst√ľtzung von Unternehmenskultur In einer gro√üen Organisation sind die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams und Abteilungen entscheidend. Regelm√§√üige Meetings wie Scrum-Events (Daily Stand-ups, Sprint Reviews, Sprint Retrospectives) und geeignete Kommunikationstools k√∂nnen verwendet werden, um den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Einf√ľhrung von OKR in einem gro√üen Konzern erfordert oft eine Ver√§nderung der Unternehmenskultur und der Denkweise. Es ist wichtig, dass die F√ľhrungskr√§fte und Manager die Bedeutung und Vorteile von OKR verstehen und aktiv unterst√ľtzen. Die Kultur sollte Offenheit f√ľr Transparenz, Zusammenarbeit, experimentelles Lernen und die Akzeptanz von Fehlern f√∂rdern, da dies wichtige Elemente von OKR sind. Zus√§tzliche Instrumente, welche helfen die Unternehmenskultur zu ver√§ndern sind Zielfindungsworkshops und OKR-Weeklys (w√∂chentlicher Austausch mit dem OKR-Team).

Scrum & OKR: Können sich beide Projektmanagement-Methoden ergänzen?

Durch die Kombination von Scrum und OKR können Teams eine leistungsstarke Synergie erzeugen.

 

Vorteile f√ľr die Kombination von Scrum und OKR

1. Klarheit und Fokus

OKR hilft dabei, strategische Ziele und Prioritäten zu definieren, während Scrum die Umsetzung dieser Ziele in konkrete Aufgaben und Sprints ermöglicht. Teams haben eine klare Ausrichtung auf das, was wichtig ist, und können sich auf die Umsetzung konzentrieren.

2. Agilität und Anpassungsfähigkeit

Scrum bietet die Flexibilit√§t, sich an sich √§ndernde Anforderungen anzupassen, w√§hrend OKR sicherstellt, dass diese Anpassungen immer noch den √ľbergeordneten Zielen entsprechen. Teams k√∂nnen ihre Ziele regelm√§√üig √ľberpr√ľfen und bei Bedarf aktualisieren.

3. Transparenz und Zusammenarbeit

OKR f√∂rdert die Transparenz von Zielen und Ergebnissen, was die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Teams unterst√ľtzt. Scrum bietet die Struktur f√ľr die enge Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, w√§hrend OKR sicherstellt, dass die Arbeit der Teams zur Gesamtstrategie beitr√§gt.

4. Messbarer Fortschritt

Durch die Verwendung von OKR können Teams den Fortschritt anhand konkreter Kennzahlen messen. Scrum ermöglicht es, den Fortschritt innerhalb von Sprints zu verfolgen. Die Kombination beider Methoden bietet ein umfassendes Bild des Fortschritts und hilft dabei, Chancen zur Verbesserung zu identifizieren und direkt zu reagieren.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Einf√ľhrung beider Methoden auch zus√§tzliche Komplexit√§t mit sich bringen kann. Es erfordert eine gute Planung, klare Kommunikation und ein gemeinsames Verst√§ndnis in der gesamten Organisation.

Beispiele f√ľr Branchen, in denen agiles Projektmanagement sinnvoll ist

Die Eignung der Methoden kann je nach Branche und Art des Projekts variieren. Hier sind einige Überlegungen, welche Methode in welchen Branchen sinnvoll sein könnte:

  1. Softwareentwicklung und IT: Scrum ist in der IT-Branche weit verbreitet und besonders gut geeignet f√ľr agile Softwareentwicklungsprojekte. Die iterative und inkrementelle Natur von Scrum erm√∂glicht es Teams, schnell auf Kundenfeedback zu reagieren und die Produktentwicklung effizient voranzutreiben.
  2. Marketing und Werbung: OKR kann in der Marketing- und Werbebranche effektiv eingesetzt werden. Die klare Ausrichtung auf messbare Ergebnisse und die M√∂glichkeit, Ziele regelm√§√üig anzupassen, unterst√ľtzen Marketingteams dabei, ihre Aktivit√§ten auf die wichtigsten strategischen Ziele auszurichten und den Erfolg ihrer Kampagnen zu messen.
  3. Produktentwicklung und Design: Sowohl Scrum als auch OKR k√∂nnen in der Produktentwicklung und im Design n√ľtzlich sein. Scrum bietet eine effektive Methode, um komplexe Projekte in kleine, handhabbare Aufgaben zu zerlegen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachbereichen zu f√∂rdern. OKR erm√∂glicht es, klare Ziele f√ľr Produktverbesserungen oder Designinnovationen zu setzen und den Fortschritt zu messen.
  4. Startups und innovative Unternehmen: Sowohl Scrum als auch OKR k√∂nnen in Startups und Unternehmen mit hoher Innovationsgeschwindigkeit vorteilhaft sein. Scrum hilft dabei, schnell Produkte oder Dienstleistungen auf den Markt zu bringen und kontinuierlich zu verbessern. OKR unterst√ľtzt die Ausrichtung der Teams auf die √ľbergeordneten Gesch√§ftsziele und f√∂rdert die schnelle Anpassung an sich √§ndernde Marktbedingungen.
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