Software-Implementierung / Tool-Einführung

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Was versteht man unter einer Software-Implementierung?

Software-Implementierungen oder auch Tool-Einführungen bezeichnen gemeinhin Projekte, während derer Laufzeit eine Software-Lösung für ein Unternehmen technisch implementiert, konfiguriert, getestet und vor dem Go-Live-Gang operationalisiert wird. Sprich in bestehende Business Prozesse eingebunden wird – und schlussendlich auch die reale Inbetriebnahme der Software.  

Dabei kann entweder (eine) bestehende Software-Lösung durch (eine) andere Software ersetzt werden, oder es kann eine völlig neuartige Technologie mit einem neuen Anwendungsfall eingeführt werden, deren Funktionen es bis dato noch nicht im Unternehmen gab. Beim sogenannten „Greenfield Ansatz“ ist streng genommen keine Infrastruktur vorhanden, in die sie sich die neue Software eingliedern muss.  

Die andere Art der Software-Implementierung ist die Ablösung. Dabei wird eine bestehende Software mit einer neuen Lösung z.B. von einem anderen Anbieter ersetzt. Hier kann sich der Funktionsumfang verändern und möglicherweise können Lösungen, die früher in verschiedenen Tools verortet waren, nun in einer einzigen Software-Komponente liegen – oder umgekehrt.  

Digitalisierung sowie der richtige nachhaltige technologische Ansatz sind nicht nur bei Unternehmen in aller Munde – und zweifelsfrei erfolgskritisch, um zukunftsfähig zu bleiben bzw. zu werden. Doch angenommen ein Unternehmen hat für sich definiert welche Technologie dabei helfen soll, zukunftsfähig zu sein und das Budget dafür bereitgestellt. Bleibt die Frage: Wie kommt die Software in das Unternehmen? Was ist konkret zu tun und wie? Wer übernimmt am besten welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Was gilt es bei dem Implementierungs-Projekt zu beachten? Welche möglichen Stolpersteine gibt es? Um diese Fragen zu beantworten, definiert bzw. skizzieren wir im Folgenden die Eckpunkte einer Software-Implementierung.  

Was sind typische Bestandteile einer Tool-Einführung? 

Der Tool-Einführung geht meist eine grobe Anforderungserhebung sowie eine anschließende Toolauswahl voraus, worin basierend auf den individuellen Unternehmensanforderungen die passendste Software ausgesucht wird und Kostenkalkulationen für Lizenzen, Implementierungsaufwände sowie Betriebskosten geschätzt werden. Im Anschluss daran folgen Vertragsverhandlungen mit dem Software-Anbieter der Wahl sowie ggf. mit einem Implementierungspartner, der die Software ins Unternehmen bringt. Sind alle Parteien sich über den Umfang, Kosten und zeitlichen Verlauf der Implementierung einig, kann die Tool-Einführung beginnen.  

Das eigentliche Implementierungs-Projekt startet zunächst mit der Projektorganisation, bei der Stakeholder, Timeline und grobe Arbeitspakete definiert werden. Sozusagen Schritt null. Technisch gesehen wird im ersten Schritt die Software installiert, die Anforderungen im Idealfall unternehmensweit detailliert, um die Software entsprechend zu konfigurieren. Außerdem müssen Schnittstellen zu Umsystemen technisch konzipiert und realisiert werden. Natürlich müssen die einzelnen Inkremente vor den Produktiv-Deployments ausreichend getestet und von den anfordernden Stakeholdern abgenommen werden. Nicht zu vernachlässigen ist das Abstimmen von Prozessen im Umgang mit dem Tool für die Anwender sowie der Wissens-Aufbau bzw. Wissens-Transfer. 

Was folgt nach der Tool-Einführung? 

Klassischerweise endet die Tool-Einführung mit dem Go Live der neu implementierten Software. Je nach Projekt-Set-up müssen dann noch bestehende Inhalte wie beispielsweise Kampagnen in der neuen Lösung angelegt bzw. dort hinein migriert werden. Wenn diese Prozesse und Logiken dann auf der Produktivumgebung in den Geschäftsprozessen ihre Wirkung zeigen, erst dann ist von einem produktiven Go Live die Rede. Wenn wir das Beispiel der Tooleinführung eines Kampagnenmanagement-Systems wählen, wäre es denkbar, dass die Software installiert, konfiguriert und getestet wurde und auch in die bestehende Systemlandschaft integriert wurde. Aber erst wenn die erste Kampagne über das System ausgesteuert wird, und die Endkunden erreicht, sprechen wir von einem produktiven Go-Live. Nach diesem sollten dann Verantwortlichkeiten und Prozesse, die im Rahmen des Projektes definiert wurden, weiter verprobt und eventuell optimiert werden. 

Häufig folgt dem initialen Go Live eine weitere Ausbaustufe, die zusätzliche Funktionalitäten der Software verfügbar macht oder weitere (Geschäfts-)Bereiche anschließt. Möglich ist auch, dass die Lösung dann auf weitere Länder ausgerollt wird. Zu guter Letzt sollte überprüft werden ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Oftmals sind solche Ziele in KPIs definiert, wie z.B. einen Uplift des Umsatzes um einen vorher berechneten Prozentsatz oder die Steigerung des Deckungsbetrages zwei.

Was ist das Ziel einer Software-Implementierung?  

Die Frage sollte besser anders lauten, denn das Ziel ist es nicht ein Tool zu implementieren. Die implementierte Software soll dabei helfen das eigentliches Ziel zu erreichen. Das Ziel kann es z.B. sein, Kunden kanalübergreifend und personalisiert anzusprechen, oder die Zeit von Mitarbeitern effizienter zu nutzen, oder Fehler durch manuelle Prozesse zu vermeiden oder Werbebudget effizienter einzusetzen oder potenzielle Kündigungen frühzeitig zu erkennen. Je nach Anwendungsfall der Software, ist das Projekt ein anderes und somit auch das Ziel, das mit der Implementierung erreicht werden soll.  

Was jedoch immer gegeben sein sollte, ist eine einheitliche, abgestimmte und gemeinsame Zielsetzung, die mit der Tool-Einführung erreicht werden soll. Denn daraus ergibt sich der Scope des Projektes, Mitwirkungspflichten und die ersten High-Level-Anforderungen. Die gemeinschaftliche und abgestimmte Zielsetzung ist wichtig, damit Ressourcen entsprechend geplant werden können, die Motivation gegeben ist und die Arbeit effizient gestaltet werden kann. Denn unwirtschaftlich und demotivierend ist ein Weg ohne Ziel – zumindest im Geschäftsalltag.  

Warum ist eine ganzheitliche Tool-Einführung wichtig? 

Würde man eine Tool-Einführung lediglich im technischen Sinne fassen, sprich – falls erforderlich – wird die Hardware bereitgestellt und Software installiert, wäre das zu kurz gegriffen. Denn, damit der wirkliche Mehrwert der Technologie für das Unternehmen entfaltet werden kann, muss das Know-How im Unternehmen aufgebaut werden, Verantwortlichkeiten sollten geklärt werden und Prozesse müssen entsprechend etabliert werden. Erfahrungsgemäß sind von diesen Prozessen nicht nur eine Abteilung oder ein Team betroffen. Darum ist ein Implementierungs-Projekt auch immer ein Change Projekt. Wenn wir an das Beispiel der Marketing Automation Tooleinführung denken: Wenn hier beispielsweise nicht klar ist, wer dafür verantwortlich ist, zusätzliche benötigte Selektionselemente (auswählbare Datenelemente) in einem neu implementierten Kampagnenmanagement-Tool und eventuell im darunter liegenden Data Mart verfügbar zu machen, dann wird das Tool leider in seinem initialen Stand verharren und nicht seinen ganzen Mehrwert entfalten. Erfahrungsgemäß limitiert sich dann die Anwendung des Tools auf ein paar wenige Kampagnen, wodurch sich die Investition nicht rechnet.  

Außerdem muss die neue Lösung meist in die bestehende technische Infrastruktur integriert werden, was zunächst konzeptionelle Aufwände bedeutet, dann aber auch die technische Entwicklung erfordert und das anschließende Testing sowie eine kontinuierliche Wartung.   

Was sollte bei einer Software-Implementierung beachtet werden? 

Wichtig ist es nicht nur die technologische Seite einer Implementierung zu beachten, sondern dafür Sorge zu tragen, dass die Software-Lösung in die Unternehmensprozesse integriert wird, es abgestimmte Verantwortlichkeiten und dezidierte Ressourcen für den Betrieb gibt. Mehr dazu lesen Sie hier: https://www.cintellic.com/publikationen/kampagnenmanagement-tooleinfuehrung/  

Wenn das Implementierungsprojekt aufgrund von Verfügbarkeiten oder Ähnlichem zunächst in einer überschaubaren Größe gehalten werden soll, kann es auch mit dem Minimal viable Product-Ansatz (MVP) implementiert werden und nach und nach weiter entwickelt werden. Mehr Tipps für einen MVP-Projektansatz bei Implementierungs-Projekten sind hier zu finden: https://www.cintellic.com/publikationen/software-implementierung-mvp/  

Welche Fehler Sie am besten vermeiden sollten, haben wir hier festgehalten: https://www.cintellic.com/publikationen/typische-fehler-crm-einfuehrung/ und falls Sie beabsichtigen eine CRM-Lösung bzw. Marketing Automation für Ihr Kampagnenmanagement einzuführen, finden Sie hier einen Artikel, der neun mögliche Stolpersteine und wie sie sich umgehen lassen aufgelistet: https://www.cintellic.com/publikationen/woran-crm-projekte-scheitern/   

Um auch in Ihrer Organisation erfolgreich voranzukommen, haben wir noch 10 Tipps für Softwareprojekte aufgeschrieben.

Wann ist es hilfreich das Projekt agil wann im Wasserfall aufzusetzen? 

Entsprechend der Größe braucht ein Projekt auch ein Projektmanagement. Seit etlichen Jahren ist dabei die Frage für welchen Ansatz man sich entscheidet. Traditionell oder agil? Generell sollten, falls ein traditioneller Projektansatz gewählt wird, die Anforderungen und die Gegebenheiten der Software-Einführung weitestgehend bekannt sein. Denkt man an eine Tool Implementierung z.B. einer Marketing Automation Lösung, bei der eine bestehende Technologie durch eine neue ersetzt werden soll, kann oftmals zu Projektbeginn noch nicht detailliert genug gesagt werden, welche Entwicklungen tatsächlich notwendig sind – wenn man beispielsweise an Schnittstellen-Konfigurationen oder die Entitäten im Datenmodell denkt und den möglichen Implikationen in Folgeprozessen und -systemen. In solchen Fällen bietet dort ein agiler Projektansatz die notwendige Flexibilität. Außerdem sind die Kosten, die durch Änderungen der Anforderungen verursacht werden, maßgeblich für die Entscheidung des Projekt-Ansatzes. Je teurer die Kosten von Änderungen, desto besser eignet sich das traditionelle Projektmanagement. Vergleicht man die Kosten verursacht durch Änderungen in der Entwicklung von Software-Projekten, mit Kosten bei in der Automobil-Industrie sind erstere vergleichsweise günstiger. Weshalb speziell bei Software-Implementierungen gerne ein agiles Vorgehen gewählt wird. Ein Vorteil der agilen Methode ist auch, dass so Feedback von Anwendern im Lauf des Projektes mit in die Entwicklung mit einfließen kann.  

Bei der Wahl der Methode ist die Akzeptanz und Vertrautheit im jeweiligen Unternehmen mit den entsprechenden Methoden nicht zu unterschätzen, weshalb in der Praxis häufig ein hybrides Vorgehen gewählt wird.  

Was macht der Berater bei einer Tool-Implementierung?  

Berater können bei einer Tool-Einführung je nach Bedarf unterschiedliche Rollen einnehmen. Wichtig ist jedoch, dass externen Ressourcen ausreichend interne Ansprechpartner zur Verfügung stehen, um Informationen zu gewinnen und ggf. auch Entscheidungen herbeizuführen. Bei Implementierungs-Projekten stellt Cintellic klassischerweise Berater als Business Analysten oder Projektmanager. Auch einzelne Entwicklungs-Aufgaben können übernommen werden. Einen Auszug über relevante Projekt-Referenzen finden Sie hier.

 

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