Change Management

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Streben Sie mit Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Organisation eine zentrale Ver√§nderung an? Dann erkl√§ren wir Ihnen in diesem Artikel alles zum Thema „Change Management“ und gehen auf folgende Punkte n√§her ein:

  1. Definition: Was ist Change Management?
  2. Was sind gängige Change-Management-Methoden?
  3. Werkzeuge f√ľr Ihr Business: 5 Change-Management-Tools
  4. Wie läuft ein Change-Management-Prozess ab?
  5. Was wird durch Change Management ermöglicht?
  6. Change Management: Publikation zum Thema
Change Management_CINTELLIC-Wiki

Definition: Was ist Change Management?

Beim Change Management wird eine Ver√§nderung in einem Unternehmen oder einer Organisation aktiv gemanagt und beeinflusst. Beispielsweise werden hierbei Prozesse, Strukturen, Systeme, Strategien, Werte und Kulturen oder gar Verhaltensweisen ver√§ndert. Dabei soll die Ver√§nderung nicht passiv geschehen lassen, sondern die Ver√§nderung wird aktiv genutzt, gesteuert und herbeigef√ľhrt.

Die meisten ‚ÄöChange-Prozesse‚Äė (deutsch: Ver√§nderung) werden aus verschiedenen externen Faktoren getriggert bzw. die Notwendigkeit und auch Chance eines Changes wird aus externen Faktoren erkannt. Zum Beispiel wird festgestellt, dass etwas vom Status Quo abweicht oder optimierungsw√ľrdig ist. Technologische Erneuerungen, wie z.B die Einf√ľhrung einer neuen Marketing Automation L√∂sung kann hier als ein Beispiel gesehen werden. Denkt man an Einflussfaktoren im gr√∂√üeren Stil kann z.B. der demographische Wandel gesehen werden.

Was sind gängige Change-Management-Methoden?

Theoretische Modelle, die mindestens in Teilen in der Praxis Anwendung finden, sind beispielsweise folgende Modelle:

a) 3 Phasen Modell von Lewin
b) 8 Stufen von Kotters Modell
c) 5 Phasen Modell von Kr√ľger

Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Modelle näher ein:

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, um Veränderungen richtig zu gestalten

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin kann als Leitfaden genutzt werden, um Ver√§nderungsprozesse zu beschreiben und umzusetzen. Das Modell findet heutzutage √ľberall Anwendung, wo Ver√§nderungen stattfinden (sollen) ‚Äď beispielsweise in Unternehmen oder Projekten. Wie der Name schon sagt, basiert es es auf drei Phasen:

Phase #1: Unfreeze (deutsch: Auftauen)

In dieser Phase wir die Ist-Situation beschrieben. Um andere ‚Äď beispielsweise Team-Mitglieder ‚Äď von einer Ver√§nderung zu √ľberzeugen, wird hier der Grund daf√ľr aufgezeigt. Dabei ist es wichtig, das F√ľhrungsmanagement mit einzubeziehen sowie die Vorteile der Ver√§nderung aufzuzeigen. Diese Phase befasst sich also mit einer Analyse und Informationsbeschaffung sowie der √úberzeugung von anderen.

Phase #2: Change (deutsch: Verändern)

In dieser Phase finden die tats√§chlichen Ver√§nderungen statt. Hier werden zum Beispiel neue Prozesse eingef√ľhrt, Abteilungen neu strukturiert und neue Konzepte getestet. Folgendes in dieser Phase sehr wichtig:

  • Alle Beteiligten sollten immer in die Kommunikation √ľber die Fortschritte und weitere Ma√ünahmen eingebunden werden
  • Fragen sollten immer offen und ehrlich beantwortet werden und Beteiligte sollten in alle Prozesse mit eingebunden werden sowie mitgestalten k√∂nnen
Phase #3: Refreeze (deutsch: Einfrieren)

In der Refreeze-Phase wird sichergestellt, dass die Ver√§nderungen Bestand haben und dass nicht doch wieder in alte Muster verfallen wird. Management-Unterst√ľtzungen, Feedback-Systeme und die gesamte Kommunikation m√ľssen √ľberwacht werden. Manchmal ist auch eine Anpassung notwendig. Durch Trainings, Coachings und weiteren Support werden sich Mitarbeitende aber an die Ver√§nderungen gew√∂hnen.

 

Ein 8-Stufen-Modell f√ľr erfolgreiche Ver√§nderungen von John Kotter

Dieses Modell von John Kotter, ist im Grunde eine Weiterentwicklung von Lewins 3-Phasen-Modell. Kotter geht davon aus, dass acht aufeinander folgende Phasen bei jeder Ver√§nderung durchlaufen werden m√ľssen, um erfolgreich zu sein.

1. Sence of Urgency: Eine Notwendigkeit / Dringlichkeit zur Veränderung aufzeigen
2. Create a powerful coalition: F√ľhrungskoalition aufbauen
3. Form a strategic vision and initiatives: Vision und Strategie entwickeln
4. Enlist a volunteer army: Die Vision kommunizieren
5. Enable action by removing barriers: Hindernisse und Stolpersteine aus dem Weg räumen
6. Generate short-term wins: Kurzfristige Erfolge anstreben
7. Sustain acceleration: Veränderungen weiter antreiben
8. Institute Change: Veränderungen in der Kultur verankern

Diese acht Phasen sollen helfen, Ver√§nderungen gekonnt umzusetzen. Dennoch bringt ein Change Management Prozessver√§nderungen mit sich, die √ľber mehrere Jahre andauern k√∂nnen. Hierf√ľr wird viel Disziplin und Geduld erfordert. Das Kotter-Modell bietet eine einfache Struktur, an dem Ma√ünahmen ausgerichtet werden k√∂nnen. Geht man entlang des Modells, kann immer wieder gepr√ľft werden, wo man aktuell steht.

 

Das 5-Phasen-Modell von Wilfried Kr√ľger

Ein weiteres, erfolgreiches Change-Management-Modell ist das 5-Phasen-Modell von Wilfried Kr√ľger. Das Modell greift auf das 8-Stufen-Modell von John Kotter zur√ľck, denkt es aber noch einen Schritt weiter.

1. Initialisierung
2. Konzeption
3. Motivation
4. Umsetzung
5. Verstetigung

Der Vorteil bei diesem Modell ist, dass hier die M√∂glichkeit gegeben wird, zwischen den einzelnen Phasen zu wechseln, falls flexible Anpassungen notwendig sind. Hierzu z√§hlen nicht eingehaltene Deadlines, neue Gedankeng√§nge, welche sich als praktikabel erweisen oder √Ąhnliches ‚Äď beim 5-Phasen-Modell von Kr√ľger kann flexibel gehandelt werden und neu gewonnene Erkenntnisse, die einen R√ľckschritt erfordern, k√∂nnen in der Wiederholung sich anschlie√üender Phasen eingebunden werden.

Werkzeuge f√ľr Ihr Business: 5 Change-Management-Tools

Unternehmen k√∂nnen Change-Management-Tools nutzen, um bevorstehende Ver√§nderungen effektiver zu planen und zu strukturieren. Folgende f√ľnf Tools k√∂nnen dabei helfen, Probleme im Zusammenhang mit Prozess-, Personal- oder Software-√Ąnderungen zu bew√§ltigen.

 

1. Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse besch√§ftigt sich damit, geeignete Stakeholder f√ľr Ihr Change-Management-Projekt zu identifizieren und herauszufinden, was diesen Stakeholdern wichtig ist. Sind die Stakeholder ermittelt, gilt es, diese zu nach unterschiedlichen Faktoren zu kategorisieren. Beispielsweise nach ihrer geografischen Lage, ihrem Einkommen, ihrem Beruf oder nach rechtlichen Anforderungen.

So wenden Sie die Stakeholder-Analyse an:

Schritt #1 Identifikation: Stellen Sie sich die Frage, welche Personen vom Change-Management-Projekt betroffen sein werden. Dies können auch Personen sein, die nicht direkt Teil des Unternehmens sind.

Schritt #2 Priorisierung: Jeder Stakeholder wird in unterschiedlicher Weise von Ihrem Change Management betroffen sein. Daher variiert wahrscheinlich auch das jeweilige Interesse an Ihrem Projekt. In diesem zweiten Schritt sollten Sie die Stakeholder deshalb nach Interesse und Engagement einstufen und priorisieren.

Schritt #3 Stakeholder-Map: Nach der groben Priorisierung folgt eine sogenannte Stakeholder-Map, in der Sie die Stakeholder kategorisieren. Beispielsweise könnten folgende Kategorien denkbar sein: Kunden, Mitarbeiter, Zulieferer oder das Management.

 

2. Die Prozesslandkarte

Ein unverzichtbares Werkzeug im Change Management ist die sogenannte Prozesslandkarte. Diese Flussdiagramme visualisieren komplexe Prozesse und bieten selbst Unbeteiligten einen schnellen √úberblick √ľber wichtige Informationen. Die Verwendung von Prozesslandkarten kann das Interesse an Change-Management-Projekten steigern. Besonders in der Vorbereitungsphase von Ver√§nderungen k√∂nnen solche Diagramme Ihnen helfen, den aktuellen Stand der organisatorischen Prozesse zu erfassen. Die Prozesslandkarte ist flexibel und erm√∂glicht jederzeit Anpassungen und neue Ideen. Durch die √ľbersichtliche Darstellung lassen sich Prozesse leichter nachvollziehen und analysieren.

 

3. SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist eine Methode zur Bewertung von Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Bedrohungen (Threats) eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Projekts. Im Rahmen des Change Managements kann die SWOT-Analyse beispielsweise verwendet werden, um:

  • Potenzielle Hindernisse und Risiken bei der Einf√ľhrung einer Ver√§nderung zu identifizieren und daraufhin L√∂sungen und Ma√ünahmen zu entwickeln, um diese zu √ľberwinden
  • Die St√§rken des Unternehmens zu nutzen, um die Umsetzung der Ver√§nderung zu unterst√ľtzen und zu beschleunigen
  • Neue Chancen zu identifizieren, die sich aus der Ver√§nderung ergeben k√∂nnen und daraufhin geeignete Ma√ünahmen zu ergreifen, um diese zu nutzen
  • Die Schw√§chen des Unternehmens zu erkennen und daraufhin Ma√ünahmen zu ergreifen, um diese zu verbessern und somit den Erfolg der Ver√§nderung zu unterst√ľtzen.

 

4. Culture Mapping

Beim Culture Mapping handelt es sich – √§hnlich wie bei der Prozesslandkarte – um ein Tool zur Visualisierung. Allerdings mit Fokus auf die Unternehmenskultur. Das Culture Mapping kann im Zuge des Change Managements dazu dienen, um die Unternehmenskultur zu analysieren und wichtige Informationen f√ľr die Ver√§nderungsinitiative zu erhalten. Beispielsweise kann festgestellt werden, welche Mitarbeiter:innen f√ľr das Change-Management-Projekt sind und welche es kritisch sehen. So k√∂nnen Hindernisse und Risiken im Vorfeld entdeckt und minimiert werden.

Culture Mapping kann durch verschiedene Methoden durchgef√ľhrt werden, wie beispielsweise Interviews, Umfragen, Workshops und Beobachtungen. Die Ergebnisse werden oft in Form von Diagrammen und Karten dargestellt, die die Kultur, Verhaltensweisen und Beziehungen innerhalb des Unternehmens visualisieren.

5. Kraftfeldanalyse

Die Kraftfeldanalyse, auch bekannt als Hindernis- und Hilfsmittelanalyse, ist ein sehr gutes Instrument zur Entscheidungsfindung. Sie erm√∂glicht es, die Kr√§fte und Faktoren zu untersuchen, die f√ľr oder gegen eine Ver√§nderung oder die Umsetzung einer vorgeschlagenen L√∂sung sprechen. Besonders im Change Management, wo tiefgreifende Ver√§nderungen notwendig sind, ist die Kraftfeldanalyse von unsch√§tzbarem Wert.

So funktioniert die Kraftfeldanalyse:

Schritt 1: Definieren Sie Ihren Veränderungsplan. Was ist Ihr Ziel und wie soll Ihr Unternehmen am Ende aussehen?

Schritt 2: Identifizieren Sie die Kr√§fte, die Ihnen bei der Umsetzung Ihres Plans helfen k√∂nnten. Ber√ľcksichtigen Sie dabei interne und externe Faktoren, die Einfluss auf Ihr Vorhaben haben.

Schritt 3: √úberlegen Sie sich auch die Kr√§fte, die gegen die Ver√§nderung sprechen. Welche Faktoren hindern Sie bei der Umsetzung Ihrer Pl√§ne? Welche Hindernisse k√∂nnten in Zukunft auftreten? Denken Sie langfristig und gr√ľndlich.

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Wie läuft ein Change-Management-Prozess ab?

Meist startet der Change-Management-Prozess damit, dass festgestellt wird, dass eine Ver√§nderung notwendig ist, um neue Chancen auszusch√∂pfen oder aufkommende Probleme zu bew√§ltigen ‚Äď und dies zeitnah. Im Sinne von Kotter w√§re dies der ‚ÄěSense of Urgency‚Äú. Wenn wir im Beispiel der Einf√ľhrung einer Marketing Automation denken, w√§re dies z.B. bereits bei der Entscheidung f√ľr ein neues Tool der Fall, n√§mlich wenn man erkennt dass die neue Technologie neue M√∂glichkeiten mit sich bringt und dementsprechend weitere Abteilungen damit Arbeiten k√∂nnen und auch m√ľssen.

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage: Welche Stakeholder sind wichtig und erforderlich eine Veränderung zu erreichen? Wen betrifft die Veränderung? Wer trägt Wissen? Wer motiviert? Wer hat Angst? Es ist also notwendig eine Koalition zu formen und wichtige Stakeholder festzulegen. Im Falle der Marketing Automation könnten das z.B. die Kanalverantwortlichen (Print, E-Mail, App, etc.), sowie die Website-Betreuer aus dem Marketing ebenso wie datenaffine Selektionsmanager sein. In dieser Koalition werden dann die Vision und Strategie geformt. Wo soll man durch die Veränderung hinkommen? Was soll erreicht werden? Im Idealfall wird dies in Workshops, Interviews oder Testings erprobt.

Ist dies geschehen, m√ľssen die Personen motiviert und Aufgaben richtig allokiert werden, um in die Umsetzung zu kommen. W√§hrend der Umsetzung kann dann mit KPIs gepr√ľft werden, ob die gesetzten Ziele erreicht werden und wie schnell man vorankommt um die Vision zu erreichen. Auch Zwischenschritte oder Short Term Goals wollen zelebriert werden, nicht zuletzt da sich Change Projekte √ľber eine l√§ngere Zeitspanne erstrecken.

Und letztlich muss der herbeigef√ľhrte Change in die neue Kultur verankert und kontinuierlich gelebt werden. Dies kann z.B. durch verschiedene Austauschformate gef√∂rdert werden. Im Beispiel der Marketing Automation kann dies z.B. dadurch erfolgen, dass die Kampagnenplanung gemeinsam abgestimmt und beschlossen wird oder dass parallel am kreativen Output der E-Mail wie an der Selektion im gleichen Tool gearbeitet wird.

Generell ist es ratsam und wichtig die Change Kultur im Unternehmen zu leben.

Was wird durch Change Management ermöglicht?

Zum einem wird dem Unternehmen eine Effizienz- und Effektivitätssteigerung mit dem Change Management bzw. einer Change Kultur ermöglicht. Wenn sich Einflussfaktoren verändern, sind Veränderungen oft unabdingbar, um am Markt bestehen zu bleiben. Durch Change Management können Prozesse und Abläufe mittels Anpassungen vereinfacht werden. Außerdem können beispielsweise höhere Sicherheitsstandards geschaffen werden, indem Prozesse angepasst werden. Dies kann insbesondere im Banken- & Versicherungsumfeld relevant sein.

Change Management: Publikationen zum Thema

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