5 goldene Regeln für erfolgreiches Projektmarketing

01.04.2020

Oft hört man: „Projektmarketing? Dafür haben wir keine Zeit. Schließlich gibt es genug Arbeit im Projekt, warum sollen wir uns mit Kommunikation aufhalten?“
Ganz einfach: Jeder der Projekte bereits geleitet oder daran mitgearbeitet hat, weiß dass der Projekterfolg mit der Kommunikation im und zum Projekt steht und fällt. Projekte werden schließlich ins Leben gerufen, um das Business zu verändern. Jedes Projekt verändert das den aktuellen Status mehr oder weniger stark.

Das bedeutet: Stakeholder haben unterschiedliche Interessen, Mitarbeiter müssen auf den aktuellen Stand gebracht werden, eine Organisation muss wissen, was dieses Projekt bei Vollendung für sie bereithält.

Insbesondere in Zeiten von Krisen, in der wir uns aktuell befinden, ist Projektkommunikation wichtiger geworden. Denn: wir kommunizieren meist nur nach Termin aus dem Home Office heraus, (zufällige) Begegnungen entfallen. Wenn Sie die fünf goldenen Regeln zum Projektmarketing befolgen, können Sie den Erfolg von Projekten aktiv steuern! Wir wünschen viel Erfolg dabei.

Projektmarketing als kritischer Erfolgsfaktor

Durch ein erfolgreiches Projektmarketing stellen Sie sicher, dass…

… alle Stakeholder Ihr Projekt akzeptieren und Sie die nötige Unterstützung erhalten.
… Sie Widerständen vorbeugen.
… Sie das nötige Vertrauen aufbauen.
… Sie die Aufmerksamkeit und Anerkennung des Managements und der Kollegen für das Projekt und die Projektmitarbeiter sicherstellen.

Besonders in der aktuellen Zeit werden dabei folgende Aspekte um so wichtiger. Durch gutes Projektmarketing stellen Sie sicher, dass…

… Sie die positive Wahrnehmung ihres Projekts sicherstellen – auch wenn Sie und Ihr Team aus dem Homeoffice heraus arbeiten!
… Ihre Projekte vor Einsparmaßnahmen geschützt werden – Entscheider setzen den Rotstift zuallererst bei den Initiativen an, bei denen der Benefit nicht „Top of Mind“ ist!

Fünf goldene Regeln für erfolgreiches Projektmarketing

1. Starten Sie heute und halten Sie nach!

Das wichtigste Credo im Rahmen eines erfolgreichen Projektmarketing ist zu starten – und zwar heute! Starten Sie mit einfachen Maßnahmen und bauen Sie diese dann sukzessive aus! Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation in regelmäßigen Abständen erfolgt.

Je nach Projekt und Unternehmen gibt es unterschiedliche Maßnahmen, die für gutes Projektmarketing in Frage kommen. Diese gehen über die Standardkommunikation im Projekt (z.B. regelmäßige Reports zum Projektfortschritt, Abhalten von Projektmeetings und Lenkungsausschüssen) hinaus. Hierzu zählen u.a.:

Offene Einladung an alle Interessierten im Rahmen eines (virtuellen) Soundingboards. Hier geben Projektverantwortliche und –mitarbeiter Auskunft über das Projekt, dessen Fortschritt und Bedeutung.
Einrichten einer Projektwebseite im Unternehmensintranet – hierfür eigenen sich nicht nur Artikel, sondern auch Videobeiträge.
Ist ein großer Meilenstein erreicht worden? Dann informieren Sie relevante Stakeholder direkt – per Telefon oder E-Mail.

2. Kommunizieren Sie zielgruppengerecht!

Kommunikation wird insbesondere dann als positiv wahrgenommen, wenn sie für den Empfänger eine hohe Relevanz hat. Um dies sicherzustellen, sollten Sie wissen wer die Zielgruppen Ihrer Kommunikation sind, da sich die Informationsbedürfnisse dieser oft grundlegend unterscheiden!

So interessieren sich beispielsweise …

… Vorstände & Top Management für das Erreichen großer Meilensteine & den damit verbundenen Business Mehrwert („Wir haben Meilenstein X erreicht. Hierdurch erreichen wir einen Uplift von 10%, das bedeutet 200TEUR Mehrertrag pro Monat.“).
… die Projektleitung für die Einhaltung des Projektplans („Wir haben Meilenstein X zum geplanten Zeitpunkt sowie unter Einhaltung des Budgets erreicht.“).
… die Projektmitarbeiter für die operativen Vorteile („Durch den Einsatz der neuen Technologie stellen wir fest, dass die Berechnung nur 30 Minuten statt wie bisher 2 Stunden benötigt.“).

3. Kommen Sie auf den Punkt!

Relevante Kommunikation bedeutet auch schnell auf den Punkt zu kommen. Wer regelmäßig E-Mails in Form von Textwüsten verschickt, verliert schnell die Aufmerksamkeit seiner Empfänger!

Hierfür könnt Sie sich an den folgenden „W“ Fragen entlanghangeln:

Wer ist beteiligt?
Was ist geschehen?
Wann ist es geschehen?
Wie wurde das Ergebnis umgesetzt? Achten Sie hier auf eine kurze und klare Erläuterung.
Warum wurde das entsprechende Ergebnis umgesetzt? Was will man damit erreichen?

Somit stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Informationen im Rahmen Ihrer Kommunikation abgedeckt haben.

4. Wählen Sie den richtigen Kanal!

Nachdem Sie sich über Ihre Zielgruppen sowie über die Inhalte Ihrer Kommunikation im Klaren sind, stellt sich die Frage über welchen Kanal Sie Ihre Stakeholder am besten erreichen.

Nutzen Sie am besten die Kanäle, die regelmäßig im Unternehmen Anwendung finden. Hierzu z.B.:

E-Mails
Direkte Anrufe bei wichtigen Stakeholdern
Projektwebseite im Intranet
Videos im Intranet
Präsentationen
(virtuelle) Sounding Boards
Webinare
Roadshows
Visuals (z.B. Plakate, Sticker, Merchandise)

Natürlich bedarf die Vorbereitung der Inhalte für einige Kanäle mehr Vorlaufzeit als andere, daher sollten Sie sich in erster Linie vor allem der Kontaktaufnahme per E-Mail sowie dem direkten Kontakt per Telefon mit den wichtigsten Stakeholdern widmen – hiermit können Sie bereits heute starten!

5. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!

Tipp: Wenn möglich, zeigen Sie Ihre Arbeitsergebnisse in Bildern. Hierfür eigenen sich zum Beispiel Screenshots, die Sie Ihren Mails hinzufügen können.

Insbesondere in Krisenzeiten ist wichtig: Kommunizieren Sie so viel wie möglich in Bildern! Sprechen Sie beispielsweise von Ihrem Team als Mannschaft, die Champions League spielt.
Je mehr Sie dies tun…

… desto mehr schaffen Sie ein einheitliches Verständnis Ihrer Botschaft!
… desto mehr binden Sie andere Menschen an sich!
… schaffen Sie Vertrauen in Sie und die Leistungen Ihres Teams!

Schaffen Sie die Motivation gemeinsam Gas zu geben, um Herausforderungen zu meistern! Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg.