BI Assessment

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Durch die Digitalisierung von Informations-, Kommunikations- und Geschäftsprozessen entstehen immer neue Datenquellen, die in die bestehende Business Intelligence (BI)-Umgebung integriert und aufbereitet werden müssen. Die Ermittlung des Reifegrades Ihrer aktuellen BI-Umgebung bringt Sie in die richtige Startposition für die Planung der anstehenden Veränderungen.

 

Die neuen Datenquellen des digitalen Zeitalters erlangen für Unternehmen zunehmend an Wert, um ihre Innovationsstärke auszubauen, die Produktivität zu steigern oder die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Dazu müssen diese Datenquellen und ggf. Daten aus weiteren neuen internen oder externen Quellen in die bestehende BI-Umgebung integriert und für die Analyse aufbereitet werden. Um das ganze Potenzial erschließen zu können, müssen die Informationen für jeden Analysebedarf im gesamten Unternehmen integrativ und harmonisiert zur Verfügung stehen. Dafür sind auch historisch entstandene Informationssilos neu aufzuarbeiten.

Diese große Herausforderung kann nur mit einem strategischen Ansatz effizient und nachhaltig gemeistert werden. Für die Entwicklung einer BI-Strategie ist die Bewertung des aktuellen BI-Reifegrades essentiell. In einem BI Assessment wird erfasst, wo das Unternehmen aktuell steht und welche BI-Ziele künftig erreicht werden sollen. So können bestehende Lücken erkannt und priorisiert werden als Grundlage für die strategische Weiterentwicklung der BI-Umgebung.

Vorgehen im BI Assessment

Für Unternehmen kann es verschiedene Anlässe geben, ihre aktuelle BI-Umgebung zu verändern. Diese reichen von der Konsolidierung einer historisch in einzelnen Abteilungen des Unternehmens gewachsenen BI-Landschaft über Änderungen und Erweiterungen infolge von Umstrukturierungen oder Merger & Akquisition bis zur strategischen Neuorientierung, um das Potenzial der zunehmenden Digitalisierung umfassend für den Geschäftserfolg nutzen zu können.

Für die richtige Planung der Veränderungen ist es erforderlich, eine klare Zielvorstellung über die Leistungsfähigkeit der künftigen BI-Umgebung zu haben sowie den Ausgangspunkt genau zu kennen. So lassen sich die bestehenden Lücken aufdecken und deren schrittweise Schließung planen. Ein BI-Assessment ist das geeignete Mittel, um diese Erkenntnisse zu gewinnen.

Es umfasst die folgenden drei Schritte:

1. Ein BI-Assessment beginnt mit der Aufnahme der geschäftlichen Ziele und Anforderungen.
   Dies geschieht vor dem Hintergrund einer bestmöglichen Unterstützung geschäftlicher Entscheidungen und der Geschäftsprozesse des Unternehmens mit Informationen. Dafür müssen geplante BI-Vorhaben auf die Umsetzung der Geschäftsstrategie des Unternehmens ausgerichtet und mit der IT-Strategie abgestimmt sein. Insbesondere gravierende Änderungen, z.B. um auf Anforderungen aus der Digitalisierung zu reagieren, erfordern eine Angleichung oder Neuorientierung der BI-Strategie. Die Aufnahme der geschäftlichen Ziele und Anforderungen geschieht in Form eines Workshops mit relevanten Stakeholdern der betroffenen Geschäftsbereiche. Als hilfreich hat sich dabei die Arbeit mit markanten Szenarien für künftige Geschäfts- und Entscheidungsprozesse und deren Bedarf an Informations- und Analyseunterstützung erwiesen. Gleichzeitig trägt dieses Vorgehen zu einer Fokussierung im nachfolgenden Schritt des BI-Assessments bei.
2. Im zweiten Schritt des Assessments gelangt ein BI-Reifegradmodell zum Einsatz, das im nächsten Abschnitt noch detaillierter vorgestellt wird.
   Mit Hilfe des BI-Reifegradmodells und seinen unterschiedlichen Perspektiven auf eine BI-Umgebung wird die ISTSituation strukturiert und detailliert erfasst. Der IST-Zustand wird in den Dimensionen BI-Strategie, Reporting & Analyse, Architektur, Datenmanagement, Organisation & Prozesse sowie Infrastruktur dargestellt. Im Anschluss daran werden basierend auf dem Ergebnis des ersten Workshops unter Nutzung der Szenarien die jeweiligen fachlichen, IT-technischen und organisatorischen Anforderungen an die BI-Umgebung abgeleitet und im Reifegradmodell abgebildet. Aus der Konsolidierung der Anforderungen der einzelnen Fachbereiche bzw. der Szenarien ergibt sich ein SOLL-Bild im Reifegradmodell. So lassen sich die bestehenden Lücken zwischen SOLL- und IST-Situation strukturiert aufzeigen und Handlungsempfehlungen für die Schließung der Lücken ableiten. Die Erarbeitung erfolgt in Form von Workshops und Interviews gemeinsam mit Vertretern der Fachbereiche und der IT.
3. Im dritten Schritt werden die Handlungsempfehlungen bewertet und priorisiert. Daraus wird eine Roadmap als Basis für die Umsetzungsplanung entwickelt.
   Aus den im Verlauf des Assessments gewonnenen Erkenntnissen lässt sich ableiten, welche der geplanten inhaltlich- technischen und organisatorischen Maßnahmen direkten Einfluss auf eine Neuausrichtung der BI-Strategie haben. Die BI-Strategie in Abstimmung mit der IT-Strategie gibt dann die Rahmenbedingungen für die Umsetzung vor.

Überblick über das BI-Reifegradmodell

Das BI-Reifegradmodell bietet einen strukturierten Ansatz, um die Leistungsfähigkeit einer BI-Umgebung transparent zu machen. Die Analyse erfolgt entlang von Dimensionen, die insgesamt die strategischen, fachlichen, technischen und organisatorischen Aspekte einer BI-Umgebung widerspiegeln.

Die betrachteten Dimensionen sind:

1. BI-Strategie
2. Reporting & Analyse
3. Architektur
4. Datenmanagement
5. Organisation & Prozesse
6. Infrastruktur

Jede der Dimensionen umfasst eine Anzahl von Kategorien. Der Zustand (Reife) der BI-Umgebung eines Unternehmens wird für jede Kategorie ermittelt und anhand bestimmter Kriterien auf einer 5-stufigen Skala zugeordnet. Die höchste Stufe spiegelt dabei das derzeitige, teils noch visionäre Spitzenniveau wider.

1. BI-Strategie

In der Dimension BI-Strategie wird zunächst erfasst, welchen Stellenwert analytische Informationen für die Führung und Weiterentwicklung des Unternehmens haben und wie das Potenzial solcher Informationen eingeschätzt wird. Dann werden Inhalt und Ausrichtung der BI-Strategie sowie ihre Verankerung und Umsetzung im Unternehmen erhoben. Die Nutzung von Kennzahlen für die Erfolgsmessung von BI-Vorhaben ist eine weitere Kategorie in dieser Dimension.

2. Reporting & Analyse

In dieser Dimension geht es um die Nutzung und Nutzbarkeit der bereitgestellten Informationen, Analyseergebnisse und Möglichkeiten eigener Analysen aus der Perspektive der Anwender bzw.
Informationsempfänger. Wie ist der Informationsgehalt der bereitgestellten Kennzahlen? Wie gut sind die Informationen aufbereitet? Wie steht es um die Informationsverfügbarkeit?
Wie gut lassen sich mit der zur Verfügung stehenden Reporting- und Analysesoftware die Informationsbedürfnisse befriedigen? Wird die kollaborative Entscheidungsfindung durch entsprechende
Tools unterstützt? Wie gut ist die BI-Umgebung insgesamt zur Befriedigung des Informationsbedarfs geeignet?

3. Architektur

In den Kategorien dieser Dimension wird die Gesamtstruktur der dispositiven Datenhaltung (DWH, Data Marts, ODS,…) bewertet. Neben den verschiedenen Ebenen der Datenmodellierung werden die Architekturkomponenten hinsichtlich ihrer Struktur, Erweiterbarkeit und weiterer Eigenschaften analysiert. Besonderes Augenmerk wird dabei auch auf die unternehmensweite Integration und Harmonisierung aller Architekturkomponenten gelegt.

4. Datenmanagement

In dieser Dimension werden die verschiedenen Aspekte der Bereitstellung, Integration und Aufbereitung/Veredelung der in der BI-Umgebung benötigten Daten bewertet.
Können alle Informationen rechtzeitig – auch in Near Real-Time – zur Verfügung gestellt werden? Wie ist es um die Datenqualität, Datensicherheit und Data Governance bestellt? Wie umfassend werden Metadaten gespeichert und genutzt?

5. Organisation & Prozesse

In den Kategorien dieser Dimension beantworten Sie zum Beispiel folgende Fragen: Wie werden Betrieb und Weiterentwicklung Ihrer BI-Umgebung organisatorisch unterstützt? Wie effizient
sind die dafür erforderlichen Prozesse? Ist die Nutzung eines einheitlichen Vorgehensmodells verbindlich? Kommen auch agile Methoden zum Einsatz? Wie bauen Sie das benötigte Methoden- und Tool-Know-how auf? Wie ist die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT? Haben Sie BI-Governance eingeführt?

6. Infrastruktur

Nichts geht in der BI-Umgebung ohne eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. In dieser Dimension werden zum Beispiel die Skalierbarkeit, Performance, Zuverlässigkeit und Standardisierung der BIInfrastruktur eingeschätzt. Des Weiteren wird auf die Fähigkeit zur Speicherung und Verarbeitung von Big Data und die Fähigkeiten zur Virtualisierung eingegangen. Nicht zuletzt werden die operativen Service- und Betriebsprozesse unter die Lupe genommen. Erst der Gesamtüberblick über alle Dimensionen ergibt ein scharfes Bild des Reifegrades der BI-Umgebung Ihres Unternehmens. Durch die Detailanalyse in den einzelnen Dimensionen werden zudem die relevanten Themenfelder identifiziert, die die größte Lücke zwischen SOLL- und IST-Zustand aufweisen und mit Priorität behandelt werden sollten.

 

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